Outsourcing IT služeb je stále častějším řešením pro mnoho společností a jejich digitální projekty. Padlo ve vaší firmě rozhodnutí jít cestou outsourcingu, ale nejste si jistí, jak bude celý proces vypadat? Víc si o tématu outsourcingu ve vaší firmě si můžete přečíst také v předchozím článku. 

Otázka na úvod: Proč outsourcing právě ve vaší firmě? 

Před samotným zahájením outsourcingového procesu byste měli mít zodpovězenou otázku, proč se v současnosti chystáte dané IT funkce outsourcovat. Důvody můžou být různé, např.: 

• úspora času v případě nedostupnosti potřebného odborníka ve vaší společnosti, 
• využitelnost dané role ve společnosti jen v případě specifického projektu
• nebo pokud pozice není definována ve vašem rozpočtu. 

Úspora nákladů by neměla být jediným kritériem při rozhodnutí outsourcovat IT služby na dodavatele. Vaše očekávání by se měla nejvíce zaměřit na lepší dostupnost a kvalitu služeb a možnost soustředit se na klíčové činnosti společnosti. 

Rozhodujete se, jakou formu outsourcingu ve vaší firmě využít? Je mít na paměti, že pronájem IT specialistů prostřednictvím agentury, je z hlediska rizik neporovnatelný s přímým nájmem samotných freelancerů. Outsourcingové společnosti poskytují mnohem vyšší záruku kvality dodávaných služeb. A z hlediska bezpečnosti či spolehlivosti představují stabilitu, která je pro klíčové projekty nevyhnutelná. 

1. Definování outsourcingových potřeb

Na to, abyste efektivně ve vaší firmě implementovali outsourcing IT funkcí, je potřeba před výběrem dodavatele a vhodných IT specialistů mít definované požadavky. Ty budou tvořit vstupy do výběrového procesu, a poslouží vám také při následném vyhodnocení dosažených cílů. Požadavky by měly obsahovat co nejdetailnější popis outsourcovaných činností a následných nároků na obsazování projektové role. (Např. práci s konkrétním SW či specifické jazykové znalosti.) Pokud nebudou technologické požadavky dostatečně detailní, může se stát, že vám dodavatel dodá profily, které nebudou odpovídat vašim potřebám. Tak můžete ztratit čas zbytečnými pracovními pohovory. Proto jednou z klíčových věcí je právě detailní specifikace požadavků na IT specialistu, kterého potřebujete do svého týmu. Dalším důležitým faktorem je stanovení rozpočtu na celou oblast, kterou se chystáte outsourcovat. 

Mezi faktory, které ovlivňují cenu, patří: 

• délka projektu, 
• počet outsourcovaných funkcí, 
• forma outsourcingu (on-site, nebo off-site), 
• seniorita, resp. délka praxe v oboru pronajímaného IT specialisty. 

Zároveň vám však v případě outsourcingu odpadají náklady na pracovní prostředky zaměstnance (notebook, mobilní telefon apod.). A také na jeho mzdové náklady či stravování. 

2. Výběr dodavatele

Pokud máte definovaný rámec služeb, které budou outsourcované, můžete začít výběrem vhodného dodavatele a kandidátů na hledanou pracovní pozici/roli. Výběrový proces může ovlivnit více oddělení ve vaší firmě. Pokud se k výběru dodavatele či posuzování vhodnosti nabízených kandidátů bude vyjadřovat více oddělení, měl by být sestaven plán. Podle něj pak bude výběrový proces probíhat. Při výběru vhodného dodavatele je potřeba zvážit více kritérií. Pro každou společnost je rozhodujícím kritériem něco jiného. 

Rozhodujícím kritériem může být: 

• – rychlost dodání, 
• – cena, 
• – kvalita, 
• – reference. 

Snažte se nevybírat podle jednoho kritéria, ale kombinujte jich vždy několik najednou. Jako při každém outsourcingu je základem výběr spolehlivého partnera. Každá společnost by si však měla uvědomit, že ne vždy je nejlevnější dodavatel tím nejlepším. V konečném důsledku může firma za dodavatelskou službu zaplatit mnohem více. 

Potřebujete specialistu, jehož zaměření je velmi úzce profilované nebo těžko dostupné na trhu? Pak může být důležitým kritériem také to, jestli vybraný dodavatel disponuje databází potřebných odborníků pro váš projekt. 

3. Uzavření rámcové smlouvy 

S vybraným dodavatelem se standardně podepisuje rámcová smlouva. Ta by měla mimo základní rámec práv a povinností obou smluvních stran obsahovat také přechod práv souvisejících s autorským právem. (Např. udělení licence na vyvíjený software.) A dále také všechny specifické požadavky související s dodáním služby. Smlouva může rovněž obsahovat dohodu o ochraně důvěrných informací. 

4. Výběr specialistů 

Pokud už máte vybraného dodavatele, bude vaší další úlohou vybrat si do svého týmu specialisty, kteří vyhovují vašim požadavkům. Nejtěžší úlohou při výběru správného specialisty je pro mnohé společnosti zjištění základních hodnot a skutečné motivace uchazeče. Kritéria jako kvalifikaci a zkušenosti je snadné ověřit. Ke zjištění motivace, hodnot a osobní integrity jsou třeba i určité znalosti z psychologie a dovednosti ve čtení neverbální komunikace. 

Dobrý dodavatel by měl zabezpečit účast personálních odborníků na pohovorech s uchazeči a realizovat předvýběr vhodných kandidátů za vás. Můžete tak ušetřit hodně času stráveného studováním životopisů či setkáváním se s kandidáty, kteří nemají zkušenosti nebo nevyhovují vašim požadavkům.

5. Objednávka 

Po nalezení vhodných IT specialistů do vašeho týmu je potřeba vystavit objednávku pro dodavatele. Na jejím základě bude zabezpečen jejich nástup do vaší společnosti k dohodnutému datu. 

6. Měsíční fakturace 

V průběhu realizace projektu následně dochází k měsíční fakturaci na základě rozsahu dodaných služeb každého specialisty. Platit budete vždy pouze za skutečně dodaný čas na základě hodinové sazby. Neplatíte tedy za prostoje zaměstnanců na projektech, které často vznikají. 

Naše společnost kromě toho pravidelně v měsíčních, resp. čtvrtletních intervalech sleduje kvalitu dodávaných služeb. A to formou kontroly spokojenosti našich zákazníků. Pokud bychom v průběhu kontroly definovali problematické oblasti, navrhneme vám vhodné řešení pro jejich odstranění a zajištění kvalitní a efektivní spolupráce. 

Pokud vás téma outsourcingu ve vaší firmě zajímá a chcete znát všechny jeho výhody i nevýhody, pokračujte ve čtení tímto článkem. A jestli máte zájem možnosti outsourcingu probrat osobně, rovnou nám napište nebo zavolejte.