Léto se rozjíždí a my se rozjíždíme na letní dovolené. Málokdo z nás si může dovolit jen zaklapnout notebook, vypnout firemní telefon a ztratit se ze světa. Většinou za námi jde agenda, kterou musíme připravit nebo předat. Pokud tedy nechceme nic řešit během zaslouženého volna.
Vybrat si alespoň čtrnáctidenní dovolenou doporučují nejen prázdninové resorty, ale taky řada odborníků. Od koučů, přes terapeuty až k machrům přes work-life balance. Za dva týdny může ale naše e-mailová schránka explodovat, kancl chytit plamenem a kolegové propadnout panice a následně neurotismu. Jak tedy bez zbytečných starostí vyrazit za dočasně nabytou svobodou? Třeba se vám bude hodit náš titánský postup:
Dejte vědět včas
Ušetřit své kolegy smrtelného šoku můžete poměrně snadno – svou dovolenou jim oznamte s dostatečným předstihem. Je sice super punk sbalit si batoh a vyrazit za dobrodružstvím, ale po návratu by z vás asi nebyl pracovník měsíce. Jestli teda nechcete, aby váš oběd zázračně mizel z lednice a vaše kafe chutnalo už navždy po něčem, po čem chutnat rozhodně nemá.
TODO list nade vše
S plánováním vám může pomoct TODO list. (Třeba ten, který jsme pro vás vytvořili a můžete si ho stáhnout.) Dejte si do něj všechno, co potřebujete zvládnout, než zvednete kotvy. Budete tak mít přehled, a hlavně si můžete všechny úkoly časově rozložit. K cestovní horečce si tak nemusíte přidávat pracovní sprinty kolem všeho, co jste nestihli zařídit.
Jedu na dovolenou, nepište mi
Řeknete to stokrát a stejně se vás po stoprvní kolega zeptá, od kdy do kdy vlastně budete pryč. Klasika. Pomůže vám váš kalendář. Vyblokujte si tam celou dobu své dovolené. Jednak vaši kolegové uvidí, že nejste k dispozici, a když se vám pokusí naplánovat schůzku, kalendář jim sám připomene, že si užíváte volna. Nezapomeňte si nastavit taky automatický e-mail s termínem dovolené. Případně můžete podobný status nastavit taky na dalších komunikačních platformách.
To, že si berete dovolenou je vhodné oznámit taky klientům, externím dodavatelům a podobně. Nemusíte se přímo chlubit, kam jedete, ale můžete jim předat alespoň informace o tom, na koho se můžou obracet v době vaší nepřítomnosti.
Okno sem, okno tam
Pokud nechcete být na dovolené rušeni, je fajn si předem jasně určit, kdy budete na telefonu nebo e-mailu. Někdo si chce udržet přehled nebo nemá možnost se úplně odpojit – pak si může určitě konkrétní časové okno, kdy je na příjmu. Například 10 minut v 8 ráno nebo 15 minut v 10 večer. Jestli ale nechcete být vůbec rušeni, myslete na to, že každou odpovědí na e-mail si podřezáváte vlastní větev.
Teď je to na tobě, brácho
Je něco, co je jen vaší agendou, ale potřebujete, aby to kolegové zvládli bez vás? Sepište jim co nejpodrobnější hand-over. Ne proto, že by si snad seděli na vedení, ale v rámci ušetření času. Ten, kdo si pak převezme vaše úkoly může postupovat krok po kroku a práce mu půjde rychleji. Nebude se muset doptávat nebo informace a pokyny hledat. Co lze připravit dopředu, připravte. Ať už je to nachystání smluv, podkladů pro fakturaci, obsah na sociální sítě… Do hand-overu pak jen dopište, kde jaké materiály hledat.
Jste kancelářská studnice moudrosti? Pokud nemáte zájem vrátit se po dovolené do sedmého kruhu pekla, myslete dopředu. Připomínáte něco pravidelně? Dejte to kolegům rovnou do jejich kalendáře. Zeptají se vás každý den víc než tři kolegové, kde mají hledat mlíko nebo jak mají zapnout kopírku? Sepište si tyhle FAQs a nechte seznam na svém stole. Může se vám koneckonců hodit, i když budete v kanceláři.
A jen pro jistotu: dejte taky někomu vědět, kam vyrážíte a kdy budete na cestě. Letadlo se může zpozdit, auto se může po cestě rozpadnout na díly. Bude fajn, když vás po několika dnech absence začnou kolegové pohřešovat.
To byl samozřejmě vtip. Doufáme, že se vaše letošní dovolená co nejvíc vydaří a proběhne s minimem stresu. A kdybyste po ní chtěli rozjet nový digitální projekt, ozvěte se nám. A dejte nám taky vědět, jestli se chcete vrhnout do nové výzvy.
