Našli jste do týmu toho pravého IT experta, kterému navíc vyhovuje i váš remote režim? Gratulujeme! Víme, že najít správného člověka vůbec není snadné. I proto si firmy najímají recruitment agentury, které dokážou zajistit kapacity IT expertů formou outsourcingu. Pohovorem to však nekončí. Ve skutečnosti pro vás právě teď začíná další důležitá fáze – onboarding. Jak zajistit, aby nový remote kolega nejenom dobře zvládl své úkoly, ale také se cítil součástí týmu a firmy? Jak ho přesvědčit, že si vybral správně a nepotřebuje se dál poohlížet u konkurence?
Server Business News Daily uvádí, že zhruba 30 % nově přijatých zaměstnanců si kvůli špatnému začátku spolupráce začíná v několika měsících po nástupu hledat novou práci. To může stát mezi 100 a 300 procenty platového ohodnocení daného zaměstnance, v závislosti na povaze role. Takové číslo rozhodně stojí za úvahu, zda děláme vše nejlépe, jak je možné, případně kde máme v onboardingu rezervy. Našim klientům se v praxi osvědčilo několik pravidel:
„Nejdřív jsem tři dny čekal, než si na mě najde čas můj přímý nadřízený, a pak další týden na další schůzku s kolegy ohledně mojí práce a prvních zadání. V tu chvíli mi došlo, že tu nejsem na správném místě a že se slibovanou inovativností firmy to nebude tak horké. Prostě jsem odešel,“ vzpomíná jeden z našich kontraktorů, proč projekt opustil dřív, než začal, a obrátil se nakonec na TITANS, abychom mu s výběrem spolehlivého týmu pomohli.
Zvlášť při remote onboardingu, kdy s vámi nový kolega nesdílí kancelář, nemůžete se na konkrétních krocích domlouvat ad hoc a vyplnit prázdný čas vyprávěním nebo seznamováním, je velice důležité, aby znal včas harmonogram prvních kroků:
Nejde jen o formality. Překvapivě často se stává, že nový člověk nemá několik dní vlastní hardware, přístup do e-mailu a všech systémů, ani autorizační tokeny… zkrátka visí ve vzduchoprázdnu a čeká. Nový remote IT specialista potřebuje dostatečnou podporu, aby se mohl rychle a efektivně začlenit do pracovního prostředí. Už proto, že na dálku si nic z toho sám „neoběhá“. Klíčové je i to, aby věděl, na koho se obrátit, když má otázky nebo mu chybí potřebné informace k organizačním procesům. Teprve když fungují základní technické věci, může se postupně začít věnovat práci a své přidané hodnotě pro tým.
Fungující komunikace ohledně náplně práce, delivery a termínů je pro úspěch nového remote IT specialisty klíčová. Co je jasné nám, nemusí být jasné druhým. U dohod, které probíhají čistě online, je lepší si ze začátku fakta víc vyjasňovat a doptávat se, zda nám druhý člověk rozumí, ví, co přesně od něj potřebujeme a jak to u nás funguje s termíny? Zvlášť IT freelancer je většinou z podstaty věci zvyklý přemýšlet samostatně a pracovat se svou zodpovědností za svěřené projekty. Tady se může ukázat klíčové místo k vykomunikování – skutečně si rozumíme v tom, co je dané a o čem má samostatně rozhodovat? Chápe návaznost mezi svou prací a prací ostatních členů týmu?
Efektivní komunikace se většinou projeví přímo na výkonu: když váš remote IT expert dostává konkrétní pokyny ohledně projektu a nemusí se opakovaně doptávat, může se lépe soustředit a trávit čas čistou prací. Opak může vést k nedorozuměním a nedodrženým deadlinům. Proto je důležité dobře si definovat komunikační kanály, pravidelná online setkání a dodržovat pravidla, na kterých se dohodnete.
Dát dohromady všechny potřebné onboardingové materiály na jedno místo je pro většinu firem práce na několik týdnů i měsíců. Aby měly jednotnou formu a sdělovaly vše, co každý nováček potřebuje vědět, znamená to skutečně mnoho práce několika lidí na více úrovních. Ještě náročnější bývá udržovat tyto materiály aktuální. Technické, personální i projektové záležitosti se rychle mění a už po pár měsících mohou informace ve firemním cloudu zastarat. Jediným řešením je nastavit proces, ve kterém konkrétní stakeholdeři materiály pravidelně aktualizují. Aby to první, co u vás nový IT specialista potká, nebyly zastaralé údaje.
Počet firem, které přijímají IT experty na remote nebo hybrid spolupráci, rychle roste. Šetří se tím náklady na kancelářské prostory a hlavně se rozšiřují možnosti spolupráce nezávislé na lokalitě. Zvlášť u IT freelancerů outsourcovaných na projektové bázi se remote režim stále častěji vyplácí. O to víc se však firmy potřebují opírat o fungující procesy a nastavovat řád. Právě onboarding je pro nového kolegu prvním ujištěním o tom, že to u vás klape, bude mít prostor rozvíjet se a dělat svou práci.
A jak vlastně poznáte, že je váš remote onboarding dobře zprocesovaný? „Podle jednoduchých praktických kritérií,“ říká kontraktorka TITANS a vyjmenovává příklady: „Když mohu začít okamžitě pracovat, znám pravidla kybernetické bezpečnosti své nové firmy, nepotřebuju psát deset mailů denně na technickou podporu nebo vím, kdy příště uvidím svůj tým na poradě.“
S TITANS máme bohaté zkušenosti s vlastním interním náborem a především s podporou klientů při onboardingu outsourcovaných IT specialistů. Rádi vás celým procesem provedeme a pomůžeme vám ho naplánovat tak, aby noví lidé ve vašem IT týmu chtěli zůstat tak dlouho, jak potřebujete. Promyšlená příprava snižuje fluktuaci a zvyšuje efektivitu spolupráce.
Titánů, kteří se
k nám přidali
Klientů, kterým
jsme pomohli
Úspěšně dodaných
man-days
