Našli jste do týmu toho pravého IT experta, kterému navíc vyhovuje i váš remote režim? Gratulujeme! Víme, že najít správného člověka vůbec není snadné. I proto si firmy najímají recruitment agentury, které dokážou zajistit kapacity IT expertů formou outsourcingu. Pohovorem to však nekončí. Ve skutečnosti pro vás právě teď začíná další důležitá fáze – onboarding. Jak zajistit, aby nový remote kolega nejenom dobře zvládl své úkoly, ale také se cítil součástí týmu a firmy? Jak ho přesvědčit, že si vybral správně a nepotřebuje se dál poohlížet u konkurence?
Server Business News Daily uvádí, že zhruba 30 % nově přijatých zaměstnanců si kvůli špatnému začátku spolupráce začíná v několika měsících po nástupu hledat novou práci. To může stát mezi 100 a 300 procenty platového ohodnocení daného zaměstnance, v závislosti na povaze role. Takové číslo rozhodně stojí za úvahu, zda děláme vše nejlépe, jak je možné, případně kde máme v onboardingu rezervy. Našim klientům se v praxi osvědčilo několik pravidel:
Přehledný timing
„Nejdřív jsem tři dny čekal, než si na mě najde čas můj přímý nadřízený, a pak další týden na další schůzku s kolegy ohledně mojí práce a prvních zadání. V tu chvíli mi došlo, že tu nejsem na správném místě a že se slibovanou inovativností firmy to nebude tak horké. Prostě jsem odešel,“ vzpomíná jeden z našich kontraktorů, proč projekt opustil dřív, než začal, a obrátil se nakonec na TITANS, abychom mu s výběrem spolehlivého týmu pomohli.
Zvlášť při remote onboardingu, kdy s vámi nový kolega nesdílí kancelář, nemůžete se na konkrétních krocích domlouvat ad hoc a vyplnit prázdný čas vyprávěním nebo seznamováním, je velice důležité, aby znal včas harmonogram prvních kroků:
Je vše dořešeno po smluvní stránce, případně bude ještě něco podepisovat?
Jaká ho čekají školení a kdy?
Kdy se online setká s klíčovými lidmi a týmy?
Kdy se online setká se svým týmem?
Technická a administrativní podpora
Nejde jen o formality. Překvapivě často se stává, že nový člověk nemá několik dní vlastní hardware, přístup do e-mailu a všech systémů, ani autorizační tokeny… zkrátka visí ve vzduchoprázdnu a čeká. Nový remote IT specialista potřebuje dostatečnou podporu, aby se mohl rychle a efektivně začlenit do pracovního prostředí. Už proto, že na dálku si nic z toho sám „neoběhá“. Klíčové je i to, aby věděl, na koho se obrátit, když má otázky nebo mu chybí potřebné informace k organizačním procesům. Teprve když fungují základní technické věci, může se postupně začít věnovat práci a své přidané hodnotě pro tým.
Jasná komunikace
Fungující komunikace ohledně náplně práce, delivery a termínů je pro úspěch nového remote IT specialisty klíčová. Co je jasné nám, nemusí být jasné druhým. U dohod, které probíhají čistě online, je lepší si ze začátku fakta víc vyjasňovat a doptávat se, zda nám druhý člověk rozumí, ví, co přesně od něj potřebujeme a jak to u nás funguje s termíny? Zvlášť IT freelancer je většinou z podstaty věci zvyklý přemýšlet samostatně a pracovat se svou zodpovědností za svěřené projekty. Tady se může ukázat klíčové místo k vykomunikování – skutečně si rozumíme v tom, co je dané a o čem má samostatně rozhodovat? Chápe návaznost mezi svou prací a prací ostatních členů týmu?
Efektivní komunikace se většinou projeví přímo na výkonu: když váš remote IT expert dostává konkrétní pokyny ohledně projektu a nemusí se opakovaně doptávat, může se lépe soustředit a trávit čas čistou prací. Opak může vést k nedorozuměním a nedodrženým deadlinům. Proto je důležité dobře si definovat komunikační kanály, pravidelná online setkání a dodržovat pravidla, na kterých se dohodnete.
Aktuální onboardingové materiály
Dát dohromady všechny potřebné onboardingové materiály na jedno místo je pro většinu firem práce na několik týdnů i měsíců. Aby měly jednotnou formu a sdělovaly vše, co každý nováček potřebuje vědět, znamená to skutečně mnoho práce několika lidí na více úrovních. Ještě náročnější bývá udržovat tyto materiály aktuální. Technické, personální i projektové záležitosti se rychle mění a už po pár měsících mohou informace ve firemním cloudu zastarat. Jediným řešením je nastavit proces, ve kterém konkrétní stakeholdeři materiály pravidelně aktualizují. Aby to první, co u vás nový IT specialista potká, nebyly zastaralé údaje.
Dobře zvládnutý onboarding stojí na procesech
Počet firem, které přijímají IT experty na remote nebo hybrid spolupráci, rychle roste. Šetří se tím náklady na kancelářské prostory a hlavně se rozšiřují možnosti spolupráce nezávislé na lokalitě. Zvlášť u IT freelancerů outsourcovaných na projektové bázi se remote režim stále častěji vyplácí. O to víc se však firmy potřebují opírat o fungující procesy a nastavovat řád. Právě onboarding je pro nového kolegu prvním ujištěním o tom, že to u vás klape, bude mít prostor rozvíjet se a dělat svou práci.
A jak vlastně poznáte, že je váš remote onboarding dobře zprocesovaný? „Podle jednoduchých praktických kritérií,“ říká kontraktorka TITANS a vyjmenovává příklady: „Když mohu začít okamžitě pracovat, znám pravidla kybernetické bezpečnosti své nové firmy, nepotřebuju psát deset mailů denně na technickou podporu nebo vím, kdy příště uvidím svůj tým na poradě.“
S TITANS máme bohaté zkušenosti s vlastním interním náborem a především s podporou klientů při onboardingu outsourcovaných IT specialistů. Rádi vás celým procesem provedeme a pomůžeme vám ho naplánovat tak, aby noví lidé ve vašem IT týmu chtěli zůstat tak dlouho, jak potřebujete. Promyšlená příprava snižuje fluktuaci a zvyšuje efektivitu spolupráce.
