Před samotným zahájením outsourcingového procesu byste měli mít zodpovězenou otázku, proč se v současnosti chystáte dané IT funkce outsourcovat. Důvody můžou být různé, např.:
Úspora nákladů by neměla být jediným kritériem při rozhodnutí outsourcovat IT služby na dodavatele. Vaše očekávání by se měla nejvíce zaměřit na lepší dostupnost a kvalitu služeb a možnost soustředit se na klíčové činnosti společnosti.
Rozhodujete se, jakou formu outsourcingu ve vaší firmě využít? Je mít na paměti, že pronájem IT specialistů prostřednictvím agentury, je z hlediska rizik neporovnatelný s přímým nájmem samotných freelancerů. Outsourcingové společnosti poskytují mnohem vyšší záruku kvality dodávaných služeb. A z hlediska bezpečnosti či spolehlivosti představují stabilitu, která je pro klíčové projekty nevyhnutelná.
Na to, abyste efektivně ve vaší firmě implementovali outsourcing IT funkcí, je potřeba před výběrem dodavatele a vhodných IT specialistů mít definované požadavky. Ty budou tvořit vstupy do výběrového procesu, a poslouží vám také při následném vyhodnocení dosažených cílů. Požadavky by měly obsahovat co nejdetailnější popis outsourcovaných činností a následných nároků na obsazování projektové role. (Např. práci s konkrétním SW či specifické jazykové znalosti.) Pokud nebudou technologické požadavky dostatečně detailní, může se stát, že vám dodavatel dodá profily, které nebudou odpovídat vašim potřebám. Tak můžete ztratit čas zbytečnými pracovními pohovory. Proto jednou z klíčových věcí je právě detailní specifikace požadavků na IT specialistu, kterého potřebujete do svého týmu. Dalším důležitým faktorem je stanovení rozpočtu na celou oblast, kterou se chystáte outsourcovat.
Mezi faktory, které ovlivňují cenu, patří:
Zároveň vám však v případě outsourcingu odpadají náklady na pracovní prostředky zaměstnance (notebook, mobilní telefon apod.). A také na jeho mzdové náklady či stravování.
Pokud máte definovaný rámec služeb, které budou outsourcované, můžete začít výběrem vhodného dodavatele a kandidátů na hledanou pracovní pozici/roli. Výběrový proces může ovlivnit více oddělení ve vaší firmě. Pokud se k výběru dodavatele či posuzování vhodnosti nabízených kandidátů bude vyjadřovat více oddělení, měl by být sestaven plán. Podle něj pak bude výběrový proces probíhat. Při výběru vhodného dodavatele je potřeba zvážit více kritérií. Pro každou společnost je rozhodujícím kritériem něco jiného.
Rozhodujícím kritériem může být:
Snažte se nevybírat podle jednoho kritéria, ale kombinujte jich vždy několik najednou. Jako při každém outsourcingu je základem výběr spolehlivého partnera. Každá společnost by si však měla uvědomit, že ne vždy je nejlevnější dodavatel tím nejlepším. V konečném důsledku může firma za dodavatelskou službu zaplatit mnohem více.
Potřebujete specialistu, jehož zaměření je velmi úzce profilované nebo těžko dostupné na trhu? Pak může být důležitým kritériem také to, jestli vybraný dodavatel disponuje databází potřebných odborníků pro váš projekt.
S vybraným dodavatelem se standardně podepisuje rámcová smlouva. Ta by měla mimo základní rámec práv a povinností obou smluvních stran obsahovat také přechod práv souvisejících s autorským právem. (Např. udělení licence na vyvíjený software.) A dále také všechny specifické požadavky související s dodáním služby. Smlouva může rovněž obsahovat dohodu o ochraně důvěrných informací.
Pokud už máte vybraného dodavatele, bude vaší další úlohou vybrat si do svého týmu specialisty, kteří vyhovují vašim požadavkům. Nejtěžší úlohou při výběru správného specialisty je pro mnohé společnosti zjištění základních hodnot a skutečné motivace uchazeče. Kritéria jako kvalifikaci a zkušenosti je snadné ověřit. Ke zjištění motivace, hodnot a osobní integrity jsou třeba i určité znalosti z psychologie a dovednosti ve čtení neverbální komunikace.
Dobrý dodavatel by měl zabezpečit účast personálních odborníků na pohovorech s uchazeči a realizovat předvýběr vhodných kandidátů za vás. Můžete tak ušetřit hodně času stráveného studováním životopisů či setkáváním se s kandidáty, kteří nemají zkušenosti nebo nevyhovují vašim požadavkům.
Po nalezení vhodných IT specialistů do vašeho týmu je potřeba vystavit objednávku pro dodavatele. Na jejím základě bude zabezpečen jejich nástup do vaší společnosti k dohodnutému datu.
V průběhu realizace projektu následně dochází k měsíční fakturaci na základě rozsahu dodaných služeb každého specialisty. Platit budete vždy pouze za skutečně dodaný čas na základě hodinové sazby. Neplatíte tedy za prostoje zaměstnanců na projektech, které často vznikají.
Naše společnost kromě toho pravidelně v měsíčních, resp. čtvrtletních intervalech sleduje kvalitu dodávaných služeb. A to formou kontroly spokojenosti našich zákazníků. Pokud bychom v průběhu kontroly definovali problematické oblasti, navrhneme vám vhodné řešení pro jejich odstranění a zajištění kvalitní a efektivní spolupráce.
Pokud vás téma outsourcingu ve vaší firmě zajímá a chcete znát všechny jeho výhody i nevýhody, pokračujte ve čtení tímto článkem. A jestli máte zájem možnosti outsourcingu probrat osobně, rovnou nám napište nebo zavolejte.
Titánů, kteří se
k nám přidali
Klientů, kterým
jsme pomohli
Úspěšně dodaných
man-days
